Der Schutz Ihrer Daten ist santos gerade im Zeitalter der Digitalisierung ausgesprochen wichtig. Santos verpflichtet sich dazu, sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten geschützt sind. Dabei setzen wir die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung ("DSGVO") und sonstiger rechtlicher Anforderungen um. So wollen wir eine gute Basis für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mit unseren Klienten schaffen und bewahren. Dementsprechend respektiert santos die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Privatsphäre. Wir gewährleisten den Schutz Ihrer personenbezogener Daten zudem auch durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, die den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.

Die santos Management GmbH (im Folgenden als "santos" bzw. "Wir" bezeichnet), Max-Liebermann-Strasse.4, 04159 Leipzig ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die santos Management GmbH hat ihren Sitz in Leipzig. Sie wird im Zuge der Vertragsbegründung bzw. -abwicklung für Ihre Produkte und Dienstleistungen sowie im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Webseite santos.de bestimmte personenbezogene Daten zu den in diesen Datenschutzinformationen genannten Zwecken verarbeiten.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (im Folgenden "Daten"). Im Zuge Ihrer Nutzung der santos.de Webseite verarbeiten wir im rechtlich zulässigen Umfang, insbesondere unter Berücksichtigung des Prinzips der Datenminimierung, Daten über Ihre Person. Dies betrifft insbesondere folgende Informationen:

1. Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Sie stellen uns bei der Nutzung der einzelnen Funktionen des Kundenportals verschiedene Informationen über Sie zur Verfügung. Die verschiedenen Kategorien Ihrer Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, hängen von der Art der Nutzung des Portals durch Sie und von Ihrem konkreten Vertragsverhältnis mit uns ab. Gegebenenfalls stellen Sie uns beispielsweise die folgenden Informationen zur Verfügung: Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten inklusive Ihrer Adresse, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummern, Ihre Staatsangehörigkeit, Ihre Kontoinformationen oder Informationen zu Ihrem Fahrzeug. Zusätzlich verarbeiten wir unter Umständen Aufzeichnungen Ihrer Anrufe.
2. Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten: Wir vermeiden grundsätzlich die Erhebung und Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Sollten wir dennoch im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Erfüllung der nachstehend dargestellten Zwecke erheben oder in sonstiger Weise verarbeiten, werden wir diese stets im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und den Vorgaben aus dieser Datenschutzinformation verarbeiten.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn eine anwendbare Rechtsvorschrift dies erlaubt. Wir werden Ihre Daten insbesondere auf der Basis von Art. 6 und Art. 9 der DSGVO sowie auf der Grundlage von Einwilligungen nach Art. 7 DSGVO verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer Daten werden wir dabei unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen stützen. Bitte beachten Sie, dass dies keine vollständige oder abschließende Aufzählung der Rechtsgrundlagen ist, sondern lediglich Beispiele, welche die Rechtsgrundlagen transparenter machen sollen.

1. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO, beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. a), Art. 7 DSGVO): Wir werden bestimmte Daten nur auf der Grundlage Ihrer zuvor erteilten ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung verarbeiten. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
2. Erfüllung eines Vertrages / vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO): Zur Anbahnung bzw. Durchführung Ihres Vertrages mit der santos, benötigen wir Zugriff auf bestimmte Daten.
3. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO): Die santos unterliegt einer Reihe von gesetzlichen Vorgaben. Zur Erfüllung dieser Vorgaben müssen wir bestimmte Daten verarbeiten.
4. Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO): Die santos wird bestimmte Daten zur Wahrung ihrer oder der Interessen Dritter verarbeiten. Dies gilt aber nur dann, wenn Ihre Interessen im Einzelfall nicht überwiegen.

Wir werden Ihre Daten ausschließlich für datenschutzrechtlich zulässige Zwecke verarbeiten. Dies betrifft insbesondere die nachfolgend beispielhaft aufgezählten Zwecke:

1. Zwecke für die Sie uns eine vorherige Einwilligung erteilt haben;
2. die Verarbeitung zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen;
3. die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen;
4. die Wahrung unserer berechtigter Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter, soweit nicht Ihre Interessen überwiegen;
5. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
6. Marketing und Werbung, insbesondere Direktmarketing.

Gerade für die Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertragsverhältnisses müssen wir Ihre Daten verarbeiten. Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses werden wir Ihre Daten insbesondere im Rahmen der folgenden Aufgaben und Tätigkeiten verarbeiten:

1. Vertragsbezogene Kontaktaufnahme: Während des Verlaufs des Vertragsverhältnisses oder zur Anbahnung eines weiteren Vertragsverhältnisses wird es immer wieder vorkommen, dass wir Sie für vertragliche Zwecke kontaktieren möchten und/oder müssen. Hierfür benötigen wir persönliche Informationen über Sie, welche Sie uns gegebenenfalls mitteilen.
2. Vertragsmanagement: Das Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung unserer Verträge im Allgemeinen. Hierbei verarbeiten wir personenbezogene Informationen über Sie.
3. Kundenbetreuung: Im Rahmen der Kundenbetreuung verarbeiten wir regelmäßig Ihre Daten, beispielsweise um Sie zu erforderlichen Anpassungen oder Änderungen zu beraten.
4. Vertragsbeendigungsmanagement: Auch wenn unser Vertragsverhältnis regulär oder außerordentlich beendet wird, verarbeiten wir Ihre Daten. Im Rahmen dieses Prozesses kontaktieren wir Sie auch gegebenenfalls, um die Modalitäten zum Vertragsende mit Ihnen zu besprechen.
5. Übermittlung an Kooperationspartner bei optionalen Vertragsbestandteilen: Bei bestimmten optionalen Vertragsbausteinen arbeitet die santos mit Kooperationspartnern zusammen. So werden beispielsweise für Klienten mit dem Vertragsbaustein Lohnoptimierung Daten an unseren Kooperationspartner givve ltd. und PLGutscheinsysteme GmbH übermitteln. Außerdem gibt es beispielsweise darüber hinaus auch Kooperationen mit Versicherungspartnern (diese werden im Antrag für Ihr Versicherungsprodukt konkret benannt), an die wir für Zwecke der Durchführung der ausgewählten Vertragsbausteine personenbezogene Daten im hierfür notwendigen Umfang übermitteln.

In einigen Bereichen verarbeiten wir Ihre Daten auf der Grundlage einer von Ihnen erklärten Einwilligung in die Verarbeitung.

1. Marktforschung: Um unseren Kunden immer interessante und gefragte Angebote machen zu können, stellen wir Forschungen über die Wünsche unserer Kunden an. Das beinhaltet beispielsweise auch Studien über die Zufriedenheit unserer Kunden mit unseren Leistungen. Im Rahmen dieser Markforschungsaktivitäten verarbeiten wir soweit wie möglich nur anonymisierte und aggregierte Daten, außer Sie haben einer personenbezogenen Auswertung explizit zugestimmt.
2. Werbung und Marketing: Im Falle einer vorliegenden Einwilligung verarbeiten wir Ihre Daten auch um Sie über unsere Angebote, die Sie interessieren könnten, zu informieren und Sie über die freigegebenen Kommunikationskanäle zu kontaktieren.
3. Übermittlung personen- und vertragsbezogener Daten an Mutter-/Schwestergesellschaften für Marketingzwecke: Für den Fall, dass Sie einer Übermittlung personen- und vertragsbezogener Daten zugestimmt haben, übergeben wir diese an die Muttergesellschaft santos GmbH oder an die Schwestergesellschaft santos Servicegesellschaft mbH. Auf Basis dieser Einwilligung würden die genannten Unternehmen Sie gegebenenfalls für Marketingzwecke kontaktieren und Ihnen Produktinformationen zusenden.

Gesetzliche Verpflichtungen und Rechtsverteidigung: Die santos unterliegt einer Vielzahl an weiteren gesetzlichen Verpflichtungen. Um diesen Verpflichtungen nachzukommen verarbeiten wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang und geben diese gegebenenfalls im Rahmen gesetzlicher Meldepflichten an die verantwortlichen Behörden weiter. Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls im Fall eines Rechtsstreits, wenn der Rechtsstreit eine Verarbeitung Ihrer Daten notwendig macht.

Manche Ihrer Daten verarbeiten wir zur Wahrung berechtigter Interessen, soweit nicht Ihre Interessen gegebenenfalls überwiegen.

1. Business Intelligence & Reporting: Um unsere Produkte und Dienstleistungen fortlaufend zu verbessern führen wir auf Basis von Vertragsinformationen bestimmte automatisierte Analysen durch und erstellen entsprechende Berichte. Auf Basis dieser Auswertungen leiten wir beispielsweise neue Produkte oder Maßnahmen zur Verbesserung von Kundenprozessen ab. Analog zur Vertriebssteuerung erstellen wir dabei die zuvor beschriebenen Auswertungen und Berichte grundsätzlich in aggregierter und anonymisierter Form.

Wir werden Ihre Daten im Einklang mit Art. 17 DSGVO nur so lange aufbewahren wie dies für die jeweiligen betreffenden Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, notwendig ist. Falls wir Daten für mehrere Zwecke verarbeiten, werden sie automatisch gelöscht oder in einem Format gespeichert, das keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, sobald der letzte spezifische Zweck erfüllt worden ist. Zur Sicherstellung, dass alle Ihre Daten im Einklang mit dem Prinzip der Datenminimierung und Art. 17 DSGVO wieder gelöscht werden, hat die santos ein internes Löschkonzept entworfen. Die grundsätzlichen Prinzipien, nach denen dieses Löschkonzept die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten vorsieht, sind im Folgenden dargestellt.

Nach dem Ende der Laufzeit eines Vertrages löschen wir Ihre Daten im Regelfall nach frühestens 5 Jahren aufgrund steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, einige Ihrer Daten länger zu speichern, beispielsweise wegen steuerrechtlicher Verpflichtungen, werden wir diese Daten im Regelfall 10 Jahre nach dem Ende des Vertrages löschen.

Die santos misst neben dem eigentlichen Datenschutz auch dem Thema Datensicherheit hohe Bedeutung zu. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung aus Art. 32 DSGVO verarbeiten. Hierfür vertrauen wir auf umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, die den international anerkannten IT-Standards entsprechen und laufend überprüft werden. Dadurch stellen wir sicher, dass Ihre Daten gegen missbräuchliche Nutzung oder jede andere Form der unzulässigen Datenverarbeitung zu jedem Zeitpunkt angemessen geschützt sind.

Die santos verwendet ein sicheres Übertragungsverfahren, das z.Zt. auf dem TLS-Protokoll (Transport Layer Security-Protokoll) basiert und dem Marktstandard entspricht. Alle Angaben, die Sie auf unseren Webseiten in Dialog- und Antragsformularen anvertrauen, werden mit dieser auf modernen Sicherheitsstandards basierenden Internet-Technik übermittelt und ausschließlich zweckgebunden genutzt.

Das TLS-Protokoll ermöglicht eine Verschlüsselung des gesamten Datenverkehrs zwischen Ihrem Browser und dem Server der santos. Dadurch werden Ihre Daten auf dem Übertragungsweg vor Manipulationen und dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt.

Wir werden Ihre Daten für die in diesen Datenschutzinformationen dargestellten Zwecke mit Dritten außerhalb der santos teilen. Bei der Übermittlung Ihrer Daten werden wir stets geeignete Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Vorgaben verarbeitet, geschützt und übermittelt werden.

Grundsätzlich verbleiben Ihre personenbezogenen Daten nach Möglichkeit bei der santos. Wir beachten insofern auch den Grundsatz der Datensparsamkeit. Die santos unterhält zur Erfüllung ihrer umfangreichen Dienstleistungen eine Mutter- und weitere Tochtergesellschaften. Ihre Daten werden daher gegebenenfalls im Einzelfall an die Muttergesellschaft santos GmbH bzw. eine oder mehrere Tochtergesellschaften der santos übermittelt. Diese Tochtergesellschaften sind im Einzelnen die santos Servicegesellschaft mbH und die santos Management GmbH. Eine solche Übermittlung kommt insbesondere im Rahmen der nachstehend beschriebenen Sachverhalte in Betracht:

1. Wenn Sie uns zuvor Ihre den Auftrag erteilt haben, Ihre Versicherungsverträge zu optimieren und/oder zu betreuen.
2. Wenn Sie uns zuvor den Auftrag erteilt haben, Ihre Energiekosten zu optimieren.

Wir werden Ihre Daten für die unter Ziff. 4 festgelegten Zwecke sowie im Rahmen gesetzlicher Auskunfts- und Meldepflichten unter Umständen auch an andere Dritte, wie beispielsweise Versicherungsgesellschaften, Rechtsanwälte oder Kooperationspartner übermitteln. Die santos wird sicherstellen, dass diese Dritten die Vertraulichkeit Ihrer Daten garantieren. Mit allen sonstigen Dritten, an welche die santos gegebenenfalls Ihre Daten übermittelt, hat die santos entsprechende Verträge zur Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben abgeschlossen.

Sollten bei den unter Ziff. 7.1 und 7.2 dargestellten Datenverarbeitungsprozessen Ihre Daten in Ländern außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") verarbeitet werden, wird die santos sicherstellen, dass Ihre Daten im Einklang mit europäischen Datenschutzstandards verarbeitet werden. Soweit erforderlich, werden wir zur Sicherheit der Datentransfers an Empfänger in Drittstaaten außerhalb der EU oder des EWR Datenübermittlungsverträge auf der Grundlage der EU Standardvertragsklauseln oder andere datenschutzrechtliche Erlaubnisregelungen nutzen, die auch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der übermittelten Daten einschließen.

Einige Länder außerhalb der EU erkennt die EU bereits offiziell als Länder an, die ein angemessenes und vergleichbares Niveau an Datenschutz aufweisen. Dies hat zur Folge, dass Datenübermittlungen in diese Länder nach dem geltenden Datenschutzrecht keiner gesonderten behördlichen Zustimmung oder Vereinbarung bedürfen.

Sofern Sie Einsicht in die konkreten Schutzvorkehrungen für die Weitergabe von Daten in andere Länder nehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die in folgendem Link genannten Kontaktoptionen.

Als von der Verarbeitung Ihrer Daten betroffene Personen können Sie nach der DSGVO sowie nach anderen einschlägigen Datenschutzbestimmungen bestimmte Rechte bei uns geltend machen. Der folgende Abschnitt enthält Erläuterungen über Ihre Betroffenenrechte nach der DSGVO.

Nach der DSGVO stehen dem Betroffenen als Verbraucher insbesondere die folgenden Rechte als betroffene Person zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft de17r Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer Daten, die Gegenstand der Vereinbarung sind, erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen die weiteren Kopien in Rechnung zu stellen.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig, aktuell und einschlägig zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn
   • die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
   • Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
   • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;
   • die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden; sofern die Verarbeitung nicht notwendig ist,
   • um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen;
   • um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls
   • Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
   • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
   • wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
   • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihnen Ihre Daten in portabler Form zur Verfügung stellen, so dass Sie diese an einen anderen Verantwortlichen übertragen können. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen.
6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten. Letzteres gilt nicht, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen oder wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

In bestimmten Situationen können wir Ihnen aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglicherweise keine Auskunft über sämtliche Ihrer Daten erteilen. Falls wir Ihren Auskunftsantrag in einem solchen Fall ablehnen müssen, werden wir Sie zugleich über die Gründe der Ablehnung informieren.

Die santos nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Den Text der DSGVO können Sie auf folgender Homepage abrufen:

Andere in Deutschland relevante Gesetzestexte finden Sie unter:

Im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten finden für die santos unter anderem folgende Gesetze Anwendung:

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Gesetz über das Kreditwesen (KWG)
• Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (GWG)

Falls wesentliche Änderungen an der Art und Weise der Verarbeitung Ihrer Daten auftreten, werden wir Sie rechtzeitig über diese Änderungen informieren.

Schriftliche Anfragen/Aufträge richten Sie bitte an uns über die in folgendem Link genannten Kontaktoptionen.

Daneben können Sie sich unter folgender E-Mail-Adresse gerne auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.